Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag der Verwaltung

KI verstehen, reflektieren und praxisnah anwenden

Die zunehmende Verbreitung Künstlicher Intelligenz (KI) stellt auch die Hochschulverwaltung vor neue Herausforderungen – und eröffnet zugleich große Potenziale: Arbeitsprozesse können effizienter gestaltet, Routinetätigkeiten automatisiert und Texte oder Kommunikationsaufgaben unterstützt werden. Doch wo anfangen? Und wie? Der Workshop bietet einen fundierten und praxisnahen Einstieg in die Anwendung generativer KI im Verwaltungsalltag.

Im Zentrum stehen konkrete Einsatzszenarien, das Erlernen strukturierter Prompting-Methoden und der sensible Umgang mit rechtlichen Rahmenbedingungen. Ziel ist es, KI als Werkzeug sicher und reflektiert im eigenen Arbeitsbereich zu nutzen – ohne Tool-Überforderung, aber mit strategischem Blick auf den Nutzen im Arbeitsalltag.

Lernziele

  • Grundlagenkompetenz aufbauen: Zentrale Begriffe, Funktionsweise und Einsatzfelder von KI im Kontext der eigenen Arbeitspraxis verstehen.

  • Potenziale und Risiken reflektieren: Ethische und rechtliche Aspekte (z. B. Datenschutz, EU-Richtlinien sowie hochschuleigene Richtlinien) einordnen.

  • Eigene Haltung und Haltung der eigenen Hochschule reflektieren: eine eigene reflektierte Haltung zu KI und deren Anwendung entwickeln, um Vorurteile und Fehlvorstellungen abbauen

  • Eigene Praxis weiterentwickeln: zur Verfügung stehende KI-Tools der eigenen Hochschule, kennen und in eigenen, arbeitspraktischen Szenarien einsetzen 

  • Sicherer Umgang mit generativer KI: mit strukturiertem Prompting konkrete Anwendungsfälle aus dem eigenen Arbeitsalltag bearbeiten und Lösungen entwickeln

Inhalte des Workshops

  1. Grundlagen und Rahmenbedingungen von KI:

    • Reflexion: Vertrautheit mit/Vertrauen zu KI - wie stehe ich zu KI?

    • Was ist (generative) KI – und wie funktioniert sie?

    • Datenschutzaspekte und Rechtliches: Allgemeines (EU AIAct/Drittstaatenproblematik) sowie Richtlinien und Compliance eigenen Hochschule sowie Auswirkungen auf den Einsatz mit KI im Arbeitsalltag

    • Einsatz von KI in der Hochschulverwaltung: (externe) Fallbeispiele

    2. Einsatz von KI in der Hochschulverwaltung:

    • Mögliche Anwendungsfelder in der eigenen Hochschulverwaltung

    • Praktische Übungen mit hochschuleigenen KI-Tools und Add-ons.

    • Entwicklung und Anwendung von Prompts für den eigenen Arbeitsalltag.

    3. Integration in die tägliche Praxis:

    • Strategien zur nachhaltigen Nutzung von KI im eigenen Arbeitsfeld.

    • Reflexion: Umgang mit Vorbehalten und Unsicherheiten im Team.

    • Förderung von Best Practices und kollegialem Austausch.

Didaktisches Konzept

Der Workshop ist praxisnah und interaktiv konzipiert. Er vereint Impulse zur Orientierung, Übungen zur Vertiefung und Reflexion zur Verankerung. Die Teilnehmenden arbeiten mit eigenen Beispielen sowie hochschulnahen Fallstudien. Ziel ist nicht das Erlernen möglichst vieler Tools, sondern der kompetente Einsatz bereits verfügbarer Anwendungen.

Methodisch kommen zum Einsatz:

  • Kurzinputs: Einführung in Grundlagen, Tools und Strategien.

  • Einzel- und Gruppenarbeit: Entwicklung eigener KI-Szenarien und Prompts.

  • Praxisübungen: Arbeit mit generativer KI an realen Verwaltungsaufgaben (z. B. Textvorbereitung, Dokumentation, Kommunikation).

  • Reflexionseinheiten: Persönliche Standortbestimmung und Austausch im Kollegium.

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